Vergabe­management

Im Rahmen des Vergabemanagements übernehmen wir die strukturierte Organisation und koordinierende Steuerung des gesamten Vergabevorhabens. Dazu zählen insbesondere:

• Die ganzheitliche Steuerung des Vergabeprojekts über alle Phasen hinweg,
• Die gemeinsame Entwicklung und Abstimmung der Projektziele gemeinsam mit unseren Auftraggeber:innen
• Die Konzeption klar definierter Projektmeilensteine als Grundlage für Transparenz und Steuerbarkeit,
• Das frühzeitige Erkennen von Abweichungen sowie das rechtzeitige Gegensteuern,
• Die sorgfältige Vorbereitung vergaberelevanter Entscheidungen des:der öffentlichen Auftraggeber:in im Beschaffungsprozess,
• Die klare Beschreibung der Rollen und Verantwortlichkeiten aller Projektbeteiligten, dokumentiert im Managementhandbuch zur strukturierten Darstellung des Vergabeverfahrens.

Eine wirksame Vergabeberatung zeigt sich nicht zuletzt in der Qualität der Abstimmung und Entscheidungsfindung. Wir gestalten Besprechungen mit Auftraggeber:innen so, dass sie strukturiert vorbereitet, inhaltlich fundiert und klar ergebnisorientiert sind.

Dabei übernehmen wir insbesondere:

• das gesamte Besprechungsmanagement im Rahmen des Vergabeverfahrens – von der inhaltlichen Vorbereitung über die Moderation bis zur strukturierten Nachbereitung,
• die Anwendung einer klaren Bearbeitungsmethodik, die fachliche Anforderungen, Marktgegebenheiten und projektbezogene Zielsetzungen systematisch zusammenführt,
• die strukturierte Erfassung und Bewertung des Projektstatus unter Berücksichtigung des jeweiligen Verfahrensstands, der Marktrückmeldungen sowie relevanter Risiken und Abhängigkeiten,
• die gezielte Einbindung aller relevanten Stakeholder:innen, abgestimmt auf Rolle, Verantwortung und Beitrag im Vergabeprozess,
• die Aufbereitung entscheidungsreifer Inhalte auf Basis fundierter Marktkenntnis, durchgeführter Markterkundungen und eines tiefen Verständnisses der Vergbabebläufe,
• die Erstellung strukturierter Projekt- bzw Prüfberichte, die Transparenz schaffen, Entscheidungsprozesse unterstützen und den Fortgang des Vergabeverfahrens nachvollziehbar dokumentieren.

Eine realistische und steuerbare Kostenbasis ist Voraussetzung für erfolgreiche Vergabeverfahren der öffentlichen Hand. Unsere Kostensteuerung verbindet fachliche Anforderungen mit Marktkenntnis, Risikobewertung und strategischer Steuerung über alle Phasen des Vergabe- und Umsetzungsprozesses hinweg.

Unsere Leistungen umfassen daher insbesondere:

• die fundierte Budgetanalyse als frühzeitige Absicherung des Vergabeprojekts durch vertiefende Kostenprüfungen und realistische Budgetannahmen,
• die systematische Evaluierung projektspezifischer Risiken sowie die Entwicklung und Anwendung eines integrierten Risikomanagements,
• die Plausibilisierung interner Kostenschätzungen  unter Berücksichtigung von Marktgegebenheiten, Leistungsbildern und projektspezifischen Anforderungen,
• die aktive Kostensteuerung auf Basis eines realistischen, vergabekonformen Budgets über alle Projektphasen hinweg,
• die transparente und nachvollziehbare Budgetstruktur, die eine lückenlose Steuerung und Dokumentation ermöglicht,
• die Sicherstellung der Budgetkenntnis für alle relevanten Stakeholder:innen und Projektbeteiligten, abgestimmt auf deren jeweilige Rolle und Verantwortung,
• die vorausschauende Kostenprognose für Leistungen Dritter unter Einbeziehung von Markterkundungen, Erfahrungswerten und projektbezogenen Rahmenbedingungen,
• die kontinuierliche Kostensteuerung in allen Phasen der Umsetzung, mit frühzeitigem Gegensteuern bei Abweichungen und klaren Entscheidungsgrundlagen für Auftraggeber:innen.

Ein belastbarer Terminrahmen ist eine zentrale Voraussetzung für projektsichere und steuerbare Vergabeverfahren. Wir verstehen Terminmanagement als integralen Bestandteil des Vergabemanagements und steuern den zeitlichen Ablauf des Vergabeprozesses vorausschauend und realistisch.

Unsere Leistungen umfassen insbesondere:

• die Analyse und fachliche Kommentierung von Grob- und Detailterminplänen unter Berücksichtigung interner Entscheidungsprozesse und marktüblicher Abläufe,
• die realistische Einschätzung der Dauer von Planungs-, Abstimmungs- und Entscheidungsaufgaben auf Basis unserer Erfahrung mit vergleichbaren Vergabeprojekten,
• das kontinuierliche Monitoring erforderlicher Freigaben durch den:die Auftraggeber:in sowie die rechtzeitige Identifikation zeitkritischer Entscheidungspunkte,
• die frühzeitige Einbindung genehmigungsrelevanter Stakeholder:innen und interner wie externer Beteiligter zur Vermeidung von Verzögerungen im Vergabeprozess,
• die laufende Überprüfung und – bei Bedarf – sachlich begründete Anpassung von Terminplänen, um die Einhaltung des Gesamtzeitrahmens sicherzustellen und Risiken frühzeitig zu adressieren.

Qualitätssicherung im Vergabemanagement bedeutet für uns die kontinuierliche fachliche, strategische und methodische Absicherung des Vergabeprozesses. Ziel ist es, Vergabeverfahren konsequent an den definierten Zielen auszurichten, Risiken zu minimieren und belastbare Entscheidungsgrundlagen zu schaffen.

Unsere Leistungen umfassen insbesondere:

• die laufende Kontrolle der Planungsinhalte sowie deren systematischen Abgleich mit den definierten Projektzielen, strategischen Vorgaben und  Rahmenbedingungen,
• das Veranlassen und die fachliche Mitwirkung bei der Erstellung von Schnittstellenkatalogen, um Verantwortlichkeiten, Leistungsabgrenzungen und Übergänge klar und nachvollziehbar zu definieren,
• die Untersuchung von Varianten sowie die Durchführung Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen der konkreten Vergabe, sofern dies zur Zielerreichung und Entscheidungsfindung erforderlich ist,
• die zielgerichtete und strukturierte Erstellung von Vergabeunterlagen unter enger Mitwirkung des:der Auftraggebers:in und unter Anwendung der gesetzlichen Rahmenbedingungen auf höchstem fachlichem Niveau im Vergabemanagement,
• die auftragsbezogene Abwicklung des Vergabeprojekts als zentrale Kontakt- und Koordinationsstelle des:der Auftraggebers:in gegenüber internen und externen Beteiligten,
• das Veranlassen und die fachliche Mitwirkung an entscheidungsreifen Vorlagen, die Transparenz schaffen und eine sachgerechte, nachvollziehbare Entscheidung ermöglichen,
• die systematische Dokumentation und Nachverfolgung von Behinderungen und Verzögerungen im Vergabe- und Umsetzungsprozess,
• die Mitwirkung bei der Festlegung und Abstimmung von Vertragsterminen für Leistungen Dritter, soweit dies für das Vergabeprojekt erforderlich ist,
• die Prüfung und – bei Bedarf – Mitwirkung an der Vereinbarung von sachlich begründeten Beschleunigungsmaßnahmen, um den Projekt- und Terminrahmen zu sichern.